Veel organisaties in de culturele en creatieve sector zijn momenteel volop in ontwikkeling. Dit geldt voor nieuwe initiatieven die een groeispurt doormaken, maar net zo goed voor meer gevestigde organisaties: het theater dat zich op co-creatie met jongeren stort, het museum dat digitale technieken gaat toepassen of de bibliotheek die zijn maatschappelijke functie uitbreidt.
Als je publiek en je aanbod zich snel ontwikkelt, heeft dat grote gevolgen voor je organisatie. Er komen functies bij, misschien verdwijnen er functies en van bestaande teamleden worden ineens andere competenties verwacht dan voorheen. Wij merken in ons werk met culturele organisaties, van klein tot groot, dat het klassieke denken in functies en functiebeschrijvingen zoals we dat geleerd hebben, vaak belemmerend werkt in een proces van organisatieontwikkeling. Een flexibeler manier van denken en werken biedt dan uitkomst: werken met rollen.
Waar knelt de functiebeschrijving?
Functiebeschrijvingen zijn vaak vrij statisch van aard: een pakket aan verantwoordelijkheden en taken, dat ooit zo is samengesteld. Het idee is dat dezelfde persoon jaar in jaar uit dezelfde taken uitvoert en dat, als deze persoon de organisatie verlaat, er een vervanger met hetzelfde profiel wordt gezocht. In de werkpraktijk van een organisatie die in ontwikkeling is, leidt dit snel tot frictie: er komen nieuwe werkzaamheden bij, maar die passen in geen bestaande functie en worden als hete aardappel doorgegeven. Er ontstaat weerstand, want men hecht aan het eigen functieprofiel en verdedigt die: “daar ben ik niet voor aangenomen”. De functiebeschrijvingen passen niet meer helemaal, maar het is veel werk om ze aan te passen en dit leidt tot lange discussies, waar geen tijd voor is.
Bij startende organisaties zien we juist dat het ontbreken van heldere functiebeschrijvingen zorgt voor onduidelijkheid in het dagelijks werk. Maar omdat de werkzaamheden nog zo veranderlijk zijn, laten ze zich lastig in de hokjes van functies plaatsen.
Functies zijn statisch: een vast pakket aan verantwoordelijkheden en taken per persoon dat moeilijk meebeweegt met een veranderende organisatie.
Vormgeven van rollen met culturele en creatieve start-ups in de Art-up Incubator @Florence Timmermans
Wat is het verschil tussen een rol en een functie?
Waar een functiebeschrijving uitgaat van een totaalpakket dat alle werkzaamheden van een medewerker vat, is een rol een kleiner pakketje, bestaande uit een lijstje taken en verantwoordelijkheden die een logisch geheel vormen en één duidelijk doel dienen. Een bestaande functie bevat vaak diverse rollen. Zo zou je de functie van een zakelijk leider op kunnen delen in de rollen: organisatiestrateeg, fondsenwerver, netwerker en administrateur - of, als lekker losgaat op de namen: de visionair, money maker, babbelaar en pietje precies.
Vervolgens kun je je afvragen: moeten deze rollen allemaal bij één persoon liggen, of kunnen we ze anders verdelen? Is er bijvoorbeeld een andere collega in het team met veel oog voor detail, die prima de administrateursrol (tijdelijk) op zich zou kunnen nemen, waardoor de zakelijk leider tijd heeft voor nieuwe werkzaamheden?
Helder gedefinieerde rollen maken het mogelijk om anders te kijken naar de werkverdeling binnen het team. Zo kun je beter inspelen op de verschillende kwaliteiten en competenties die iemand heeft - en die vaak veel breder gaan dan wat een specifieke functiebeschrijving vraagt. Je kunt het talent in je team dus beter benutten. Daarnaast geeft het werken met rollen je veel meer flexibiliteit: bij het opzetten van nieuwe activiteiten komen er bijvoorbeeld enkele nieuwe rollen bij (zo heb je bij een digitaliseringsproject ineens een ‘applicatiebeheerder’ of een ‘online redacteur’ nodig) en kun je met het team kijken wie deze rollen het beste zou kunnen vervullen. Je kunt vervolgens bespreken of de huidige rollen van die persoon dan nog passen, of dat deze anders verdeeld moeten worden. Je ontwikkelt zo onderling een nieuwe ‘taal’ om over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden te spreken en een meer flexibele en speelse manier om hiermee om te gaan.
Rollen zijn dynamisch: ze zorgen ervoor dat het talent in je team beter benut wordt, ze bieden flexibiliteit en staan verandering niet in de weg.
In een functiegebaseerde organisatie is het moeilijker hierover te praten omdat het niet altijd duidelijk is uit welke verschillende werkzaamheden een functie allemaal bestaat. Iedereen kent wel het voorbeeld van die collega die onmisbaar wordt geacht, maar van wie niemand precies weet wat diegene allemaal doet. Daarnaast identificeren mensen zich sneller met hun functies dan met rollen. De angst voor verandering (en eventueel wegvallen) van een functie, staat het nadenken over wat er écht nodig is voor ontwikkeling van de organisatie in de weg.
Dromer, verbinder, tech nerd en rolmodel
In een training binnen de Art-up Incubator gingen we met culturele en creatieve start-ups aan de slag met rollen. Door te kijken naar hun aanbod en alle taken die ervoor nodig zijn om dat aanbod te creëren, verkopen en mogelijk te maken, maakten we een eerste overzicht van de rollen. Wat opviel was dat er ineens rollen verschenen die niet helder binnen functies te vangen zijn, zoals dromer, verbinder, koersbepaler, helicopter viewer, tech nerd en rolmodel. Wat vervolgens weer de vragen oproept over wat deze rollen precies inhouden en hoe je daar goed ruimte voor maakt in je dagelijkse werk.
Vervolgens koppelen we de rollen aan (huidige of potentiële) teamleden op een manier die past bij kwaliteiten, ervaring en de wensen van ieder teamlid (en dus niet zoals het nu is). Wat bleek? Een deelnemer kwam erachter dat er meerdere rollen zijn die zij kan afstoten, zodat ze meer tijd heeft voor de rollen die echt door haar vervuld moeten worden: het rolmodel, de talent tante en netwerker. Bij een andere organisatie kwam naar voren dat in het hele team eigenlijk geen goede afmaker zit, maar ook dat de ene oprichter wel hele duidelijke rollen had en de andere eigenlijk veel minder.
Hoe ga je aan de slag met rollen?
Het is mogelijk om in een organisatie helemaal af te stappen van functiebeschrijvingen en alleen nog met rollen te werken. Maar ook als dat een paar bruggen te ver is, kan je het denken in rollen op kleinere schaal praktisch toepassen.
Werk je in een organisatie met bestaande functiebeschrijvingen? Dan kun je binnen het team - of om te beginnen alleen voor jezelf - bepalen welke verschillende rollen er eigenlijk allemaal binnen een functie zitten. Welke van de werkzaamheden binnen deze functie dienen hetzelfde doel? Dat kan een rol worden. Kun je dit doel scherp formuleren en de rol een naam geven? Als je het doel niet scherp krijgt, betekent dat meestal dat het nog geen coherent geheel is en dat je de rol verder moet opdelen. Zijn er werkzaamheden die niet in de functiebeschrijving staan maar die wel moeten gebeuren? Welke rol is dit? Zo kan ‘technisch hulpje’ of ‘inhoudelijk sparringpartner’ bijvoorbeeld een informele rol van iemand zijn, die de moeite waard is om expliciet te maken. Ga vervolgens voor jezelf of je team eens na: is deze verdeling nou logisch? En evenwichtig? Waar zitten de knelpunten? En welke eerste stappen kunnen we zetten om de verdeling beter en passender te maken?
Werk je in een organisatie waar de functiebeschrijvingen juist nog niet helder gedefinieerd zijn? Dan begin je met het inventariseren van alle activiteiten die nodig zijn om jouw aanbod te creëren, verkopen en verspreiden. En de werkzaamheden die op de achtergrond nodig zijn om dit mogelijk te maken. Als je al deze werkzaamheden onder elkaar zet, kun je dan logische ‘pakketjes’ van taken en verantwoordelijkheden maken die een één duidelijk doel dienen? Dan heb je een rol te pakken!
Meer weten?
Het werken met rollen is afkomstig uit alternatieve organisatie-managementmodellen zoals holacracy. Die zijn heel interessant, maar ook vaak vrij complex en veelomvattend. Terwijl je ook al met rollen aan de slag kunt zonder je hele organisatie op de schop te gooien. Een goed leesbaar en heel praktisch boek hierover is Green On van Joris Janssen en Daan Dohmen. Zij putten uit ervaringen bij de special forces, misschien niet een beroepsgroep die het dichtst bij onze sector ligt, maar als je daar even doorheen kijkt, zul je merken dat het een heel bruikbaar en inspirerend boek is.
Kun je hulp gebruiken bij het werken met rollen of andere oragnisatie(strategische) vraagstukken? Neem contact met ons op en we bespreken graag met je hoe Art-up jou zou kunnen helpen.
Wil je doorpraten over dit onderwerp?
Jon maakt graag kennis met je!
Met scherpe analyses, creatieve oplossingen en een bak aan praktijkervaring is Jon de aangewezen persoon om jou te helpen je vraag scherp te krijgen en een nieuwe strategie te ontwikkelen.
Wil je doorpraten over dit onderwerp of heb je een idee voor een interessante samenwerking? Je kunt contact opnemen met Jon via jon@art-up.nl.